La caisse enregistreuse est un incontournable pour tous les commerces. En effet, elle a été rendue obligatoire par la loi de finances visant à lutter contre les fraudes à la TVA depuis le 1er janvier 2018, il est donc indispensable pour tous les commerces de s’en munir afin d’être en conformité avec la loi, mais aussi pour pouvoir répondre aux exigences de l’administration fiscale. Au-delà de l’aspect réglementaire obligeant à se doter de ce type d’équipements, la caisse enregistreuse peut se révéler être un véritable atout pour les commerçants et tous les gérants de commerce, qu’il s’agisse d’épiceries, de magasins de prêt-à-porter, d’hôtels ou encore de restaurants. Néanmoins, il existe une grande variété de caisses enregistreuses disponibles actuellement sur le marché, aussi il peut être difficile de faire son choix au sein de ce grand éventail de possibilités. Quels sont les différents modèles de caisse enregistreuse ? Quels critères privilégier dans le choix d’une caisse enregistreuse ? Comment choisir la caisse enregistreuse adaptée à ses besoins ? Suivez le guide.
Les différents types de caisses enregistreuses
De façon générale, on peut distinguer deux grandes familles de caisses enregistreuses : les caisses numériques et les caisses alphanumériques.
Les caisses numériques ne disposent pas de fonctionnalités spécifiques, ce sont plutôt des calculatrices améliorées permettant de calculer le montant de la facture et d’éditer un ticket de caisse, il s’agit de modèles de base n’offrant pas la possibilité d’entrer d’autres détails que les prix.
Les caisses alphanumériques quant à elles, sont des modèles bien plus élaborés dotés généralement d’un écran muni de trois zones : une consacrée à la saisie manuelle des produits, une seconde permettant d’enregistrer le mode de paiement utilisé par le client et une dernière réservée au manager pour réaliser certaines opérations spécifiques. Au-delà de cette différence fondamentale, de nombreuses fonctionnalités supplémentaires sont disponibles pour les caisses enregistreuses qui en font de parfaits outils pour les gestionnaires et la comptabilité de l’entreprise, mais ces fonctionnalités diffèrent d’un modèle à un autre de façon à s’adapter au plus près aux besoins et aux attentes spécifiques des différents commerces.
Les fonctionnalités d’une caisse enregistreuse
Loin de se cantonner à n’être que des moyens d’encaissement certes indispensables, mais néanmoins limités, les caisses enregistreuses offrent aujourd’hui bien d’autres fonctionnalités. Ainsi, selon le degré de complexité de la caisse il est possible de créer différentes familles de produits afin de faciliter la navigation au moment d’entrer les produits à facturer, mais aussi de déterminer le nombre de vendeurs accédant à la machine ou encore le nombre de moyens de paiements. Parmi les fonctions classiques des caisses enregistreuses, on retrouve bien entendu l’édition de tickets de caisses, indispensables aussi bien pour le client que pour la comptabilité du commerce, mais aussi la connectivité à bien des accessoires particulièrement utiles comme les terminaux de paiement électronique. Par ailleurs, certaines machines disposent d’un lecteur de code-barre, l’intérêt de celui-ci dépend entièrement de l’activité. En effet, si un tel outil est primordial dans les commerces de détail comme les supermarchés, les supérettes ou encore les magasins de prêt-à-porter, il n’est absolument pas pertinent dans le cadre de la restauration rapide, des hôtels et des brasseries. Il est donc indispensable avant de faire son choix de bien réfléchir à ses besoins afin de déterminer les critères à privilégier dans une caisse enregistreuse. De façon à faciliter cela, les fabricants ont créé des caisses enregistreuses correspondant à différents secteurs d’activité et adaptés à ces derniers en tenant compte des diverses contraintes de chaque domaine.
Caisse enregistreuse tactile : un outil de gestion à disposition
Si les caisses enregistreuses permettent avant tout l’encaissement tout en assurant une conformité avec la loi, elles offrent également un large éventail de services qu’un bon gestionnaire saura apprécier et exploiter. En effet, la caisse enregistreuse peut être équipée d’un véritable logiciel intégré qui permettra d’enregistrer toutes les transactions effectuées ainsi que l’ensemble des détails liés à ces dernières comme les horaires, les produits vendus, les modes de paiement employés, etc. Autant d’éléments particulièrement pratiques en vue de la tenue de la comptabilité de l’entreprise, mais permettant également de réaliser des analyses statistiques pouvant s’avérer très intéressantes. En effet, ces différentes données peuvent donner des indications afin d’élaborer par exemple une nouvelle stratégie commerciale ou bien d’ajuster certains paramètres au sein du commerce comme le nombre de vendeurs disponibles à un certain horaire grâce à une analyse de la fréquentation du commerce. Par ailleurs, certaines caisses enregistreuses offrent la possibilité d’améliorer considérablement la gestion des stocks grâce à des fonctionnalités spécifiques, ainsi le risque de rupture de stock diminue considérablement et le réapprovisionnement peut être programmé bien plus facilement. Une caisse enregistreuse peut donc devenir un véritable atout pour les différents commerces et offrir un gain de productivité. En effet en simplifiant un grand nombre d’éléments, elle permet à chacun de se consacrer plus largement au développement du commerce en soi et non à des activités chronophages comme la gestion des stocks, la comptabilité, la tenue à jour d’un fichier client, etc. Non seulement, elle permet de gagner un temps non négligeable sur toutes ces opérations, mais elle s’avère en plus particulièrement facile à utiliser et offre donc une amélioration significative au moment de l’encaissement qui peut ainsi être bien plus rapide, cela augmentera la satisfaction client, mais permettra également de limiter la queue en caisse.
