Depuis le vote de la loi de finances entrant en vigueur au 1er janvier 2018, l’ensemble des commerces sont en effervescence et s’interrogent quant à leur obligation de se munir d’un tel équipement pour répondre aux exigences de l’administration et être en conformité avec la loi. Il convient en effet d’éclairer les commerçants quant à leurs obligations et s’ils sont ou non concernés par ces nouvelles dispositions, certaines entités en étant d’ailleurs exemptés. Néanmoins au-delà de l’obligation de s’équiper de ce type de matériel, se pose également la question de l’intérêt d’une caisse enregistreuse. Celle-ci se révèle en effet être bien plus qu’un simple moyen d’encaissement et dispose de nombreuses fonctionnalités pouvant être particulièrement utiles pour n’importe quel commerce.
Caisse enregistreuse : pour qui ? Pourquoi ?
La loi de finances imposant l’utilisation d’un moyen d’enregistrement des transactions inaltérable se fonde sur le processus en cours visant à réduire les possibilités de fraudes fiscales et notamment de fraudes à la TVA. Cette obligation s’inscrit donc dans une politique de transparence et de renforcement des contrôles pour limiter les fraudes possibles. Il ne s’agit donc pas d’une obligation à acheter une caisse enregistreuse, mais bien d’une tenue comptable stricte et transparente, il est donc encore possible de la réaliser à l’aide d’un carnet, mais celui-ci devra être numéroté page par page, aucune page ne devra manquer et un grand nombre d’informations devront y être consignées, tout comme sur les tickets clients, et ce de façon quotidienne, cela requiert donc un temps précieux et peut devenir réellement chronophage dès lors que le volume de transactions augmente, une caisse enregistreuse permet donc d’éviter cette perte de temps. En effet, une caisse enregistreuse enregistre la totalité des transactions effectuées dans un commerce ainsi que bien souvent un large panel de données telles que les heures auxquelles ont lieu les transactions, mais aussi leur montant et le moyen de paiement utilisé pour les régler. L’ensemble de ces données étant enregistrées et non falsifiables, elles facilitent grandement le travail de l’administration fiscale en cas de contrôle. Néanmoins, tous les commerces ne sont pas assujettis à cette obligation. En effet, les entreprises de e-commerce par exemple n’ont pas l’obligation d’acquérir ce type de système d’encaissement, de même que les auto-entrepreneurs et les associations, en réalité et pour simplifier il s’agit de tous les acteurs n’étant pas soumis à la TVA, ces derniers peuvent donc se passer de cet équipement même si par ailleurs celui-ci comporte bien des avantages qui méritent d’être étudiés et qui seront détaillés plus loin.
Quelle caisse enregistreuse choisir ?
Si la grande majorité des commerçants a pour obligation de s’équiper d’une caisse enregistreuse, il est essentiel de noter que celle-ci doit impérativement être dotée d’un logiciel de caisse enregistreuse certifié et répondre donc aux normes en vigueur. Si la plupart des caisses commercialisées sont effectivement certifiées, le certificat est toutefois rarement fourni directement, il convient donc d’en faire la demande auprès de l’organisme la commercialisant d’une part pour s’assurer de sa conformité aux normes et d’autre part pour pouvoir présenter ce document aux autorités compétentes en cas de contrôle. Par ailleurs, il existe actuellement une large gamme de caisses enregistreuses sur le marché, il peut donc être difficile de faire son choix parmi tous les modèles proposés. De façon à faciliter cette décision, les fabricants ont réalisé une classification des caisses enregistreuses selon les secteurs d’activités. En effet, chacun a des contraintes qui lui sont propres et auxquelles la caisse enregistreuse doit s’adapter au mieux. Avant de s’intéresser aux fonctionnalités et aux spécificités des caisses enregistreuses, il est indispensable afin de choisir le modèle le plus pertinent par rapport à son activité de faire un état des lieux de ses besoins et de ses contraintes, cela permettra de s’orienter bien plus aisément vers la caisse enregistreuse adéquate.
Caisse tactile : un outil pratique et performant
Au-delà de l’aspect purement réglementaire obligeant une grande partie des commerçants à s’équiper d’une caisse enregistreuse, cette dernière peut devenir un véritable atout pour le commerce. La caisse enregistreuse est effectivement un outil facile à utiliser, mais également à prendre en main, les équipes n’auront donc aucune difficulté à s’en saisir et pourront même l’utiliser sans formation spécifique pour au final accélérer le processus d’encaissement. Cela peut s’avérer bénéfique aussi bien pour la productivité puisque plus de clients peuvent être encaissés que pour la satisfaction client en limitant leur temps d’attente en caisse. Par ailleurs, si la présence d’un logiciel de caisse enregistreuse certifié est obligatoire, il peut également être utile de choisir un logiciel plus complet doté de fonctionnalités supplémentaires non obligatoires, mais particulièrement utiles pour la gestion au quotidien. Les fonctionnalités obligatoires permettent déjà d’enregistrer un grand nombre de données pouvant être utile à l’analyse du commerce et de sa productivité et peuvent même donner lieu à des statistiques et des analyses permettant de modifier et d’améliorer la stratégie commerciale. De plus, elles facilitent grandement la tenue de la comptabilité du commerce grâce à l’enregistrement de toutes les transactions ainsi que des moyens de paiement utilisés lors de celles-ci. Néanmoins, certains commerces pourront également être intéressés par d’autres fonctionnalités telles que la gestion des stocks ou le planning du personnel. La gestion des stocks est en effet un élément clé dans la tenue d’un commerce qu’il s’agisse d’un commerce de détail ou d’un établissement de restauration, il est primordial de tenir à jour l’état de ses stocks pour prévoir au mieux les réapprovisionnements et les commandes de produits afin d’éviter toute pénurie qui pourrait décevoir le client.
