Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants ont pour obligation d’être équipés d’un système d’encaissement répondant à certaines normes conformément à la loi de finances adoptée pour lutter contre la fraude à la TVA. Pour répondre aux attentes de l’administration fiscale en cas de contrôle, la plupart des commerces assujettis à la TVA ont donc dû s’équiper d’une caisse enregistreuse sécurisée permettant d’enregistrer la totalité des transactions sans possibilité de modification des données. Comment choisir sa caisse enregistreuse afin de s’assurer qu’elles répondent aux normes imposées par la nouvelle loi ?
Une garantie : la certification NF 525
Afin d’être sûr de choisir une caisse enregistreuse répondant aux obligations liées à la loi de finances de 2018, il suffit de vérifier que celle-ci est dotée de la marque NF525. En effet, cette marque indique la certification de l’équipement et garantit à la fois la qualité, la fiabilité et la sécurité de l’équipement acquis. Si ce type de certification est délivré par l’AFNOR, la marque NF525 est avant tout le résultat d’une véritable collaboration entre des professionnels comme des industriels et du concours d’INFOCERT et de l’ACEDISE pour créer un ensemble de critères définissant la marque NF525 et pouvant garantir la bonne foi des commerçants utilisant des produits ainsi certifiés.
Quels critères doit respecter une caisse enregistreuse pour être en conformité avec la loi ?
Pour pouvoir prétendre à la certification NF525, une caisse enregistreuse doit évidemment remplir un certain nombre de critères. Ainsi, parmi les éléments les plus importants on peut citer l’impossibilité de modifier les données enregistrées par le système ou de cacher certaines données concernant les opérations réalisées avec la caisse. La transparence est donc ici un mot d’ordre et la caisse ne doit pas comporter de fonctions autorisant ce type de manipulation. Par ailleurs, la caisse enregistreuse doit permettre d’enregistrer et d’archiver toutes les données concernant l’encaissement et ses processus ainsi que de les restituer aisément en cas de contrôle par l’administration fiscale, mais aussi pour des vérifications internes propres à la comptabilité de l’entreprise. De plus, l’équipement doit également permettre de sécuriser l’enregistrement des transactions effectuées à l’aide d’une signature électronique. Enfin, la caisse ou le logiciel qu’elle contient doit permettre une véritable traçabilité de toutes les transactions enregistrées. Toutes ces fonctions sont donc indispensables pour qu’une caisse enregistreuse puisse obtenir la certification NF525, elles représentent tous les éléments qu’il conviendra de vérifier avant de procéder à l’achat d’une caisse enregistreuse pour que le commerce soit en conformité avec la loi de finances en instaurant l’usage. Il est d’autant plus important de s’en équiper afin d’éviter les sanctions prévues à savoir une amende de 7500 euros renouvelable si le commerce ne fait pas le nécessaire dans les 60 jours.
