Depuis le 1er janvier 2018 suite à la loi de finances votée l’année précédente, les commerçants assujettis à la TVA se doivent de disposer d’un moyen d’encaissement enregistrant l’ensemble des transactions réalisées sans possibilité de modification. De façon à répondre à ces nouvelles exigences légales, il est préférable de s’équiper d’une caisse enregistreuse certifiée NF525. Créée par des professionnels avec l’appui d’INFOCERT et de l’ACEDISE, ces caisses enregistreuses certifiées permettent aux établissements de disposer d’outils fiables et de qualité remplissant non seulement leurs obligations juridiques, mais pouvant en plus s’avérer extrêmement pratiques au quotidien.
L’intérêt d’un outil d’encaissement certifié NF525
La certification NF525 délivrée par AFNOR certifications et ses partenaires est la garantie de disposer d’une caisse enregistreuse répondant parfaitement aux obligations énoncées par la nouvelle loi de finances visant à lutter contre les fraudes à la TVA. Pour obtenir cette certification, une caisse enregistreuse doit remplir un certain nombre de conditions. Elle doit tout d’abord enregistrer systématiquement toutes les opérations réalisées ainsi que tous les détails s’y rapportant y compris les processus d’encaissement. L’ensemble des données ainsi recueillies doivent pouvoir être archivées, mais aussi récupérées aisément tant en cas de contrôle par l’administration fiscale que dans le cadre de la tenue de la comptabilité du commerce et sa vérification. De plus, toutes ces données enregistrées ne doivent pas pouvoir être supprimées ou modifiées, la caisse ne doit donc pas comporter de fonction offrant ce type de possibilité. Par ailleurs, l’enregistrement de toutes ces données doit être sécurisé et offrir l’option de l’utilisation de la signature électronique à cet effet.
Une caisse enregistreuse polyvalente
Si ce changement d’équipement semble être une contrainte au premier abord, il est en réalité l’occasion de disposer d’un outil particulièrement pratique dans la gestion quotidienne de l’établissement. En effet, au-delà des obligations légales que ces caisses remplissent, elles offrent tout un panel de fonctions que les gestionnaires ne manqueront pas d’apprécier. En plus de largement faciliter la tenue de la comptabilité aussi bien au jour le jour que de façon hebdomadaire ou mensuelle, la caisse enregistreuse peut être un outil particulièrement performant pour la gestion des stocks afin d’éviter les pénuries de produits et de prévoir les réassorts nécessaires. Par ailleurs, l’utilisation de ces données de façon commerciale peut également être un atout non-négligeable aussi bien pour la gestion de la base de données client que pour réajuster sa politique commerciale grâce à une analyse fine de l’ensemble des transactions. Le manager peut également y trouver son compte et utiliser ces données dans le cadre de sa gestion d’équipe et du planning du personnel. Autant de possibilités qui font de la caisse enregistreuse un outil extrêmement pratique et ce bien au-delà de la nécessité de se conformer à la loi.
